Modèle de réponse pour refuser un candidat locataire sans le vexer

Le refus est la partie la plus négligée du tri. La plupart des bailleurs envoient un “désolé profil non retenu” en deux secondes, ou pire, ne répondent pas du tout. Les deux options sont des erreurs : la première par sa froideur (effet réputationnel), la seconde par son risque (signalement plateforme, voire plainte pour discrimination si le candidat suspecte un motif illicite).

Voici trois versions prêtes à coller, classées par contexte.

Version 1 : refus standard (le 80 % des cas)

À utiliser quand vous avez d’autres dossiers en concurrence et que vous voulez répondre vite, poliment, sans détailler.

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature pour l’appartement [type, adresse abrégée — par ex. “T2 rue de Charonne”].

Nous avons reçu un nombre important de dossiers et celui d’un autre candidat correspondait mieux à nos critères pour ce logement. Votre dossier n’est donc pas retenu cette fois.

Bonne continuation dans vos recherches, et merci pour votre intérêt.

Bien cordialement, [Prénom]

Ce qui marche dans ce message :

• “Critères pour ce logement” reste vague et objectif : ce sont vos critères, pas la personne.
• Pas de motif précis = pas d’angle d’attaque.
• “Bonne continuation” = chaleureux, pas méprisant.
• 4 lignes = vous montrez du respect sans perdre de temps.

Version 2 : refus quand le candidat a fait un effort

Pour un candidat qui a envoyé un message structuré, un dossier complet, et qui mérite un peu plus qu’un copier-coller.

Bonjour [Prénom],

Un grand merci pour votre candidature très complète. Votre dossier était sérieux et nous a demandé un vrai temps de réflexion.

Au final, nous avons retenu un autre profil pour ce bien — en partie parce que les dates d’entrée correspondaient mieux à notre planning de relocation. Ce n’est rien sur votre dossier, qui devrait fonctionner sans difficulté ailleurs en zone tendue.

On vous souhaite une bonne suite dans vos recherches.

Bien cordialement, [Prénom]

Pourquoi ça marche :

• “Dates d’entrée” est un motif non-discriminatoire et vérifiable (il est inscrit dans votre annonce ou implicite). Vous donnez quelque chose sans vous exposer.
• “Ce n’est rien sur votre dossier” rassure le candidat sans le mettre en attente.

Version 3 : refus quand vous voyez un risque

Pour un candidat qui a fait pression, qui a envoyé des messages insistants, ou qui ne semblait pas à l’aise avec votre demande de DossierFacile. Ici, on coupe vite et fermement.

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre candidature. Après examen des dossiers reçus, votre profil n’est pas retenu pour ce logement.

Bonne continuation.

Cordialement, [Prénom]

Pourquoi ça marche :

• 3 lignes. Aucune ouverture à la négociation.
• Aucun motif → aucun débat possible.
• Ferme sans être hostile.

Les phrases à NE JAMAIS écrire

C’est ici que beaucoup de bailleurs particuliers se mettent en danger. Évitez absolument :

• ❌ “Le propriétaire préfère [un couple sans enfant / une personne seule / un profil plus jeune]”
• ❌ “On a peur que ça fasse trop de bruit avec [vos enfants / votre profession]”
• ❌ “On a préféré quelqu’un de [nationalité française / d’ici / qui parle bien français]”
• ❌ “On veut éviter les [étudiants / RSA / chômeurs]” — même quand c’est vrai, c’est de la discrimination
• ❌ “Vous gagnez trop peu” (sans préciser que c’est en-dessous du critère 3× écrit dans l’annonce)
• ❌ “Avec votre âge, ce logement est peu adapté”

Toutes ces formulations sont caractérisées comme discrimination par la HALDE / Défenseur des droits. Sanctions : amende administrative, et 3 ans de prison + 45 000 € d’amende au pénal en cas de plainte du candidat (art. 225-2 Code pénal).

Les motifs qui SONT légalement défendables

Si vous voulez/devez préciser un motif (parce que le candidat insiste), restez sur ces angles :

• Revenu insuffisant au regard du critère objectif “3× le loyer charges comprises”, qui figurait dans l’annonce.
• Absence de garant ou garant insuffisant, quand un garant était demandé.
• Pièces incomplètes ou tardives (la chronologie joue : “votre dossier est arrivé après 5 dossiers complets”).
• Dates d’entrée incompatibles avec votre planning de relocation.
• Caution Visale refusée par Action Logement (rare, mais bloquant).

Le bonus : la touche finale qui fait la différence

Si vous voulez vraiment soigner votre image (notamment sur LeBonCoin où la note vendeur impacte la visibilité), ajoutez à la fin :

P.S. : si vous publiez un avis sur ma fiche, cela m’aide vraiment à louer mes prochains biens. Merci !

Ne le faites que sur les messages où vous avez été chaleureux. Sur une version 3 (refus sec), évitez.

Cas particulier : le candidat qui revient à la charge

Parfois un candidat refusé répond : “Pourquoi non ?” ou “C’est à cause de [X] ?”. Trois principes :

1. Ne pas confirmer ou infirmer un motif suggéré par le candidat (“c’est parce que je suis [X]?”). Vous répondez juste “le choix s’est porté sur un autre dossier, sans rapport avec ce que vous évoquez”.
2. Ne pas donner plus de détails que dans votre premier message.
3. Couper court au bout de deux échanges : “Bonne suite dans vos recherches, je préfère ne pas prolonger cet échange.”

Si la personne menace ou devient agressive, gardez les captures et ne répondez plus. En cas de plainte de leur part, ces échanges (et votre attitude réservée) seront en votre faveur.

Templates en plus court (pour 200 messages)

Quand vous avez 200 refus à envoyer après une publication massive, ces deux phrases suffisent :

Bonjour, merci pour votre candidature. Nous avons retenu un autre dossier pour ce logement. Bonne continuation dans vos recherches.

Et c’est tout. Coller, envoyer, suivant. En 30 secondes par message, 200 refus = 1 h 40. C’est faisable un dimanche soir.

→ Envoyer 200 refus polis en 3 minutes — voir Replimmo en action.