Modèle de demande de pièces complémentaires à un candidat locataire

Un candidat vous écrit un beau message, son profil semble OK, vous voulez le faire avancer. Question : quelles pièces demander et comment formuler la demande ? La frontière entre “rigoureux” et “intrusif/illégal” est plus étroite qu’on ne le croit.

Le cadre légal en une phrase

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (renforcé par la loi ELAN de 2018) liste limitativement les pièces qu’un bailleur peut exiger d’un candidat locataire. Tout ce qui n’est pas dans la liste est interdit à exiger, sous peine d’amende administrative jusqu’à 3 000 € (personne physique) ou 15 000 € (personne morale).

La liste exacte des pièces autorisées (locataire)

1. Pièce d’identité justifiant l’identité ET la photographie

• CNI française, passeport, titre de séjour, permis de conduire (cas particulier)

2. Une SEULE pièce justifiant le domicile actuel (au choix)

• 3 dernières quittances de loyer si locataire
• Attestation d’hébergement (avec pièce d’identité de l’hébergeant)
• Attestation de propriété (si propriétaire actuel)
• Avis de taxe foncière

3. Pour la situation professionnelle, AU CHOIX selon le profil :

Profil	Pièces autorisées
Salarié	Contrat de travail OU attestation employeur de moins de 3 mois
Salarié (revenu)	3 derniers bulletins de salaire OU dernier avis d’imposition
Indépendant	2 derniers bilans OU certificat d’inscription RCS / RM / URSSAF
Étudiant	Carte d’étudiant ou certificat de scolarité de l’année en cours
Retraité	Notification de retraite
Demandeur d’emploi	Attestation Pôle Emploi de moins de 3 mois

4. Justificatifs de ressources (UN OU PLUSIEURS selon le profil)

• Avis d’imposition / dernier avis fiscal
• Attestation CAF / MSA / autre organisme social
• Justificatif de pension alimentaire
• Justificatif de revenu foncier

La liste exacte des pièces autorisées (garant personne physique)

Mêmes pièces que pour le locataire, plus l’acte de cautionnement signé.

Ce que vous N’AVEZ PAS le droit de demander

Même si “tout le monde le fait” :

• ❌ Photo de la carte vitale
• ❌ Relevé bancaire
• ❌ Carte d’identité de l’employeur
• ❌ Plus de 3 bulletins de salaire
• ❌ Extrait de casier judiciaire
• ❌ Attestation d’absence de crédit ou de découvert
• ❌ Chèque de réservation (depuis loi ALUR)
• ❌ Photographie du locataire (autre que celle figurant sur la CNI)
• ❌ Dossier médical / certificat de bonne santé
• ❌ Justificatif de séjour antérieur en France
• ❌ Attestation de l’ancien employeur
• ❌ Dépôt de garantie en espèces (> 1 500 €)

Le message à envoyer (modèle universel)

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre intérêt. Pour avancer sur votre dossier de location, je vais vous demander un dossier complet — la voie la plus simple est un lien DossierFacile (gratuit, service du ministère du Logement : dossierfacile.logement.gouv.fr). Le système valide les pièces et m’envoie un récap clair, ça simplifie la vie de tout le monde.

Si vous préférez envoyer les pièces directement, voici la liste exacte (loi ELAN, décret 5/11/2015) :

1. Pièce d’identité (CNI ou passeport ou titre de séjour, recto-verso)
2. Justificatif de domicile actuel : 3 dernières quittances de loyer OU attestation d’hébergement
3. 3 derniers bulletins de salaire OU dernier avis d’imposition
4. Contrat de travail OU attestation employeur de moins de 3 mois
5. Si garant : ses pièces 1 à 4 + acte de cautionnement signé
6. Si Visale : votre visa Visale (numéro)

Précisez aussi votre date d’entrée souhaitée et si vous avez des questions sur le logement.

Je reviens vers vous sous 48 h une fois le dossier complet.

Bien cordialement, [Prénom]

Pourquoi insister sur DossierFacile

Trois raisons concrètes :

1. Pour vous : un dossier validé par un agent d’État avant que vous le receviez. C’est la première barrière contre les faux documents.
2. Pour le candidat : il dépose ses pièces une fois et les envoie à tous les bailleurs avec un seul lien. Un argument de poids quand vous demandez un effort.
3. Pour le RGPD : vous ne stockez plus les pièces sensibles vous-même. Vous consultez le lien, vous décidez, le lien expire. Vous n’avez pas à gérer la suppression.

Quand le candidat envoie un dossier incomplet

Plutôt que d’écarter, demandez le complément en restant constructif :

Merci pour le dossier ! Il me manque juste [la pièce X]. Quand vous l’avez, vous pouvez la déposer dans votre DossierFacile (ou me l’envoyer en PJ ici) et je finalise. Pas de stress, c’est rapide.

Si le candidat ne complète pas sous 48 h, relancez une fois, gentiment :

Petit rappel pour [la pièce X], qui me manque pour valider votre dossier. Si vous l’avez sous la main, ça me permet de boucler. Si vous préférez ne pas continuer, dites-moi aussi, je débloque la place.

Les questions intelligentes à ajouter au message

Au-delà des pièces, voici 3 questions qui font remonter beaucoup d’information sans être intrusives :

1. “Combien de personnes occuperont le logement ?” — utile pour les charges et la décence. Pas illégal, parce que la décence dépend du nombre d’occupants.
2. “Êtes-vous éligible à une aide au logement (APL) ?” — utile pour la gestion locative (si APL versée au bailleur).
3. “Avez-vous une assurance habitation prête à activer ?” — obligatoire pour signer.

À ne pas demander : la composition familiale détaillée (enfants, âge, etc.), la confession religieuse, l’origine, l’orientation, l’état civil sauf signature commune du bail.

Le détail qui change tout : le délai

Annoncez explicitement votre délai de réponse : “Je reviens vers vous sous 48 h une fois le dossier complet.” Ça calme la pression, ça vous donne la fenêtre pour comparer les dossiers, et le candidat sérieux n’insistera pas.

Si vous tenez votre délai, vous vous différenciez de la plupart des bailleurs particuliers qui répondent au bout de 5 jours en pleine ruée — et les bons candidats vous le rendent bien.

→ Envoyer cette demande à 80 candidats en 5 minutes — voir Replimmo en action.